Hoy quería hablarte de un punto sumamente importante para nuestro villano favorito: el sistema de carpetas.

sistema de carpetas

 

Debo confesarte que ya estoy de vacaciones porque yo sí que necesito vacaciones. Probablemente esté tumbada en la playa, tras mis gafas de sol, con un buen libro en una mano y una cervecita bien fría en la otra mano.

Pero no podía dejarte sin mi post de la semana ahora que tengo vía libre (quizás esto no vuelve a suceder nunca más, las oportunidades hay que cazarlas al vuelo).

Por cierto, mi estado actual debe ser algo parecido a esto:

 

Venga, vamos al tema y dejo de darte envidia.

 

El sistema de carpetas

Te prometo que el sistema de carpetas es un aspecto fundamental de esta oficina. Trabajador nuevo, trabajador que se lleva una hoja A3 impresa con el sistema de carpetas para llevarlo aprendido el primer día de trabajo. Sí sí, así es. 

Debo confesarte que es más útil de lo que todos pensábamos en un principio. Parece súper complejo e imposible de aprender, pero es un poco como las mates, a medida que vas practicando, acabas por saber perfectamente donde va cada documento, fotografía, excel o lo que sea que debas guardar. No necesitas preguntar nada, si está hecho (y guardado en su sitio), encuentras lo que sea que necesites en un periquete.

Y si no te lo aprendes, le pasas el muerto a otro, pero como te pillen, es tu problema.

Empiezo a pensar que deberíamos patentarlo, si la NASA lo descubre seguro que se lo quiere copiar. De hecho, es secreto de estado. Cuando entras a formar parte del equipo Palcobrand firmas un contrato de confidencialidad para no revelar nunca jamás, ni bajo coacción, este sistema de carpetas supremo que tenemos en la agencia.

Vale, este último punto no es exactamente así, pero le ha dado emoción, ¿verdad?

Nuestro jefazo es el inventor de este método, aunque ha sido perfeccionado por todo el equipo.

Sí, se hicieron reuniones para tratar el tema del sistema de carpetas.

Reuniones interminables. A partir de las 18h de la tarde. De más de hora y media.

Aunque el día que nos pusimos todos de acuerdo fue un gran día. Lo recuerdo.

 

La organización y el orden son clave. Eso lo sé incluso yo que soy la persona más desordenada del mundo mundial (mi mesa siempre es un desastre de lunes a viernes).

La organización ante un nuevo proyecto es otro de los puntos básicos de Palcobrand. Cada uno de nosotros tiene una tarea clara y definida, porque sino esto sería un auténtico caos. Aunque por mucha tarea que tengas, todos metemos baza. Y parece mentira, pero poder dialogar todos juntos algún aspecto es importante.

 

Pero bueno, que me voy por las ramas, hoy quería darte unos #tips (en inglés todo suena más #cool, y lo sabes) sobre organización (tengo prohibido revelar nuestro sistema de carpetas, lo siento).

 

#Tips para organizarse en el trabajo

 

Orden, ante todo

El sistema de categorizar o clasificar documentos debe ser el mismo para absolutamente todo (clientes, trabajadores, área de trabajo, proyecto, etc.). Esto es fundamental. Piensa que si cada proyecto tiene un sistema diferente, cuando necesites encontrar algún archivo va a ser una locura (y una pérdida de tiempo). Una buena idea sería decidir conjuntamente cómo va a ser ese sistema y sentar las bases desde un principio. Y también a nivel personal. No está de más darle una vuelta a cómo te será más cómodo organizar. ¡Eso sí! Aplica SIEMPRE la lógica y el sentido común.

 

Nomenclatura fácil y racional

Este punto viene derivado del primero y parece obvio pero solemos olvidarnos de él y … “campi qui pugui”. Guardar documentos. Es normal hacer 20 copias de un documento cuando estás trabajando y más aún si son 5 las personas que tocan ese documento. Cuando me tocó hacer el trabajo de final de máster mi nomenclatura fue algo así como:

  • TFM
  • TFMok
  • TFMokok
  • TFMFinal
  • TFMFinalFinal
  • TFMFinalisimo
  • TFMesteSI

Sí, un auténtico desastre. Algo que he aprendido con el tiempo (sobre todo en Palco) es a ir poniendo números a cada nueva versión. Es evidente que el número más alto es la última versión de un documento. Es decir: TFM_v1 / TFM_v2 / TFM_v3 y así hasta que llegues al resultado final.  Fácil, sencillo y te ahorras abrir 10 documentos hasta que descubres que “TFMesteSi” es el que debes imprimir.

 

Seguimos hablando de nomenclatura, que nos encanta

Otro apunte sobre nomenclatura (el naming es lo nuestro, sin duda alguna): NO pongas como nombre de carpeta a la persona responsable. Dentro de 10 años quizás esa persona ya no está y HOUSTON, TENEMOS UN PROBLEMA. ¿Quién era? ¿Qué hacía? ¿Qué diablos me encontraré en la carpeta? Y un día entero para revisarlo todo.

¡Ah! Y todo lo que puedas, que esté ordenado por fecha, doy mi palabra que ponerla es realmente útil. Y ya que estamos dando consejos, mejor si primero pones el año, luego mes y por último día; 20170822. ¿Por qué así? Porque la norma ISO 8601 especifica que este formato es el más claro. ¡Y cómo nos gustan las cosas claras e internacionales!

 

El agua clara y el chocolate espeso

Hilando un poco más fino, te voy a dar un pequeño consejo extraído de nuestro sistema de carpetas. Este es especialmente útil para los diseñadores o los que uséis photoshop, illustrator, after effects, indesign o lo que sea.  A los de marketing nos importan tres carajos los archivos del programa en sí, queremos una imagen, un vídeo o un pdf. Mejor si haces una carpeta con los artes finales para que no nos volvamos locos (y no te volvamos loco a ti).

 

Hablando se entiende la gente

Este tip se aleja un poco del sistema de carpetas o de guardado de archivos, pero creo que puede ser igualmente útil. Y se trata de definir muy clara y específicamente cada tarea y especialmente, quién se encarga de ella. Para evitar malentendidos. Si te has quedado sin detergente en casa y sólo lo comentas de pasada con (inserta aquí el nombre de la/s persona/s con quién vivas), pueden suceder dos cosas: que compréis de más (que eso en sí no es un problema) o que al día siguiente siga sin haber y que toque estar un día más sin hacer la colada (llega un punto en que puede ser peligroso).  En cambio, si hablamos de trabajo, es tan molesto hacer algo dos veces como que se quede sin hacer. Por lo tanto, COMUNICACIÓN.

 

¡Viva las listas!

El consejo de ahora es de cosecha propia, y viene derivado de mi obsesión por las listas (me hacen creer la reina de la organización) y en papel. Sí, soy de la vieja escuela yo. HAZ LISTAS. DE TODO. PARA TODO. Y siente el placer de tachar puntos, poner tics o lo que más rabia te de. Yo hago listas de absolutamente todo (quizás roza el punto enfermizo): restaurantes a los que quiero ir (puedes pedírmela que la tengo), lista del supermercado, lo que me voy a llevar de viaje, las cosas que quiero hacer durante el año, las cosas que ya he cumplido, los libros que quiero leer, las ciudades que quiero visitar… ¡Siempre encuentras una nueva lista que empezar!

 

Y nada, esto es todo por hoy amigo. Si mi madre leyera este artículo no se lo creería. De hecho sería capaz de comentar preguntando a quién se le ha ocurrido dejarme a mi hablar de organización siendo la persona más desordenada del mundo. Pero quiero hacer una última aclaración: ser desordenado NO es lo mismo que ser desorganizado. Ahí lo dejo.

 

¡Eso sí! Si tienes más consejos y tips acerca de organización… estaré más que encantada de escucharlos (y ponerlos en práctica). Nunca se es demasiado organizado.

 

Nos vemos la próxima semana en una nueva entrega. ¡Pórtate bien hasta entonces!